Programma Veranderend Speelveld 
Samen bouwen aan een veerkrachtig, robuust COA 

“Opvang is uitdagend werk, zeker in een snel veranderende omgeving. “We hebben de afgelopen jaren met elkaar een geweldige klus geklaard! Nu willen we verder doorontwikkelen en beheerst en planmatig kunnen inspelen op de continu veranderende wereld om ons heen”, zegt Helga Stieber, programmamanager Veranderend Speelveld. “Om te kijken hoe we die veerkrachtige, robuuste organisatie kunnen blijven en nog verder kunnen versterken, zijn we op basis van adviezen van KPMG en onze eigen ambities aan de slag gegaan met de doorontwikkeling van onze organisatie.”

Helga Stieber

Het accent lag daarbij op vier belangrijke thema’s: hoe kunnen we de samenwerking intern en extern versterken, hoe kunnen we planmatiger werken, hoe kunnen we de kwaliteit van onze opvang én begeleiding verder vergroten en welke sterke organisatie past daarbij? “Heel belangrijk daarvoor is bijvoorbeeld het ontwikkelen van scenario-denken en daarop actieplannen ontwikkelen”, legt Stieber uit.

Vier projecten

Medio 2018 is de essentie organisatiekoers vastgesteld. In vier essentieprojecten is vervolgens verder gewerkt aan de organisatieontwikkeling. Een van die projecten is sturing en ruimte voor locaties. “Daarbij gaat het enerzijds om het definiëren van de verantwoordelijkheden en daarbij behorende prestatieafspraken voor de locaties en tegelijk ook om het behouden van professionele ruimte, om daarmee goed te kunnen inspelen op veranderingen. Zodat we ons vakmanschap op een nog hoger peil kunnen brengen.” Een tweede project is Vakgroepen op het gebied van begeleiding. “De laatste jaren ging alle inspanning zitten in opvang. Logisch, maar begeleiding is net zo belangrijk als kerntaak. In de Vakgroepen kijken medewerkers vanuit beleid en uitvoering daarom samen naar de inhoudelijke ontwikkeling van begeleiding en het sturen op de gewenste resultaten.” Als derde project noemt Stieber klantteams vanuit bedrijfsvoering. “Die zijn bedoeld om met name locatiemanagers te ondersteunen bij ingewikkelde bedrijfsvoering vraagstukken, zodat zij hun aandacht kunnen richten op de locatie zelf.” Het vierde project richt zich op de gewenste organisatie inrichting en strategisch vermogen.

We bedenken samen de antwoorden, ook al zijn die er soms nog niet.

Samen stap voor stap ontwikkelen

“In elk project kijken we naar wát we gaan doen, maar ook naar hóe we dat doen: wat betekent dit voor onze houding en gedrag? Met steeds als achterliggende gedachte snel kunnen inspelen op veranderingen.” De vier projecten komen samen in een integraal inrichtingsplan voor het COA. “We hebben bewust gekozen voor een veranderaanpak die niet van bovenaf wordt opgelegd. Het is niet iets van één afdeling of van de staf, het gaat om co-creatie waarbij zoveel mogelijk mensen binnen het COA meedenken. Dat doen we door steeds samen een stapje te zetten. Dat is ook wennen”, realiseert Stieber zich. “We kunnen niet meteen alle vragen beantwoorden. We bedenken samen de antwoorden, ook al zijn die er soms nog niet. Zo kunnen we het beste veerkrachtig meegaan met allAnchore bewegingen binnen en buiten.”