Capaciteit

Verder kijken dan de waan van de dag

In 2019 heeft het COA flinke stappen gezet op weg naar een meerjarenstrategie voor de periode 2020-2025. Het is de bedoeling dat we daarmee zo flexibel mogelijk in gaan spelen op de krapte op de vastgoed- en arbeidsmarkt. 

In dit tweeluik belichten Huub Wilbrink en Pascal Kauffeld de mogelijkheden om ondanks de onvoorspelbaarheid van de vraag toch naar een strategie te bewegen op het gebied van vastgoed en medewerkers.


“Het Kernteam Meerjarenstrategie heeft in 2019 hard gewerkt aan de eerste Meerjarenstrategie (MJS)”, vertelt Huub Wilbrink, strategisch Adviseur Capaciteit en projectleider MJS. “Deze kwam mede tot stand op basis van input van zo’n honderd COA-medewerkers en externe samenwerkingspartners. We willen onze maatschappelijke taak transparant en voorspelbaar uitvoeren samen met onze partners. Dat kan niet zonder een duidelijke toekomstvisie waarmee wij en onze omgeving verder kunnen kijken dan de waan van de dag. Uiteraard is de toekomst over vijf jaar niet te voorspellen, maar door trends te koppelen aan scenariodenken, kan het COA zich goed voorbereiden op mogelijke ontwikkelingen en daar flexibel op inspelen. Ook als zich andere ontwikkelingen voordoen dan voorzien, is dit zeer nuttig. Je bent beter voorbereid en wendbaarder.”

Hoe ziet het COA er in 2025 uit?

Er zijn vooralsnog tien trends te onderscheiden, die nu al zichtbaar zijn en die naar alle waarschijnlijkheid het COA de komende vijf jaar op de één of andere manier zullen raken. Wilbrink: “Vanuit deze trends werken we met extremen van deze trends, oftewel scenario’s. We kunnen niet voorspellen hoe deze zich in de toekomst ontwikkelen, maar willen wel zo goed mogelijk voorbereid zijn op mogelijke relevante ontwikkelingen.” Hoe zien de trends voor de toekomst eruit? “Kijken we naar 2025, dan weten we een aantal dingen zeker. Wereldwijd blijven er brandhaarden en de vluchtelingenstromen nemen eerder toe dan af door een combinatie van conflicten, klimaatverandering en economische factoren. Hoe zich dat vertaalt naar de instroom in Nederland blijft echter onvoorspelbaar. We houden rekening met een realistische bandbreedte van de instroom tussen de 10.000 en 40.000 asielzoekers per jaar. Richting 2025 verwachten we wel dat Nederland in steeds sterkere mate in EU-verband zal optrekken en ook buiten de EU de samenwerking zal versterken. Het COA speelt dus met één been op een internationaal speelveld en met het andere in een nationaal en lokaal (gemeentelijk) speelveld. In Nederland zien we de trend en wens van decentralisatie en zullen we nog sneller dan voorheen de koppeling willen maken tussen asielzoeker en gemeente. Ook krijgen we te maken met het vraagstuk van duurzaamheid. En niet alleen wij, maar ook onze partners hebben te maken met krapte op de woning- en arbeidsmarkt. Daarom willen we samenwerken aan nieuwe vormen van doelmatige, flexibele en wellicht hybride opvangvormen. Hoe eerder bijvoorbeeld statushouders uit de opvang kunnen worden overgedragen naar gemeenten, hoe beter.”

‘Vanuit deze trends werken we met extremen van deze trends, oftewel scenario’s’

Hoe kan de Meerjarenstrategie ons hierbij helpen? 

Wilbrink: “De meerjarenstrategie kent een interne en externe focus: wat kan de buitenwereld van het COA verwachten, wat heeft het COA te bieden en hoe gaan we samen met dilemma’s om? Intern schept de meerjarenstrategie helderheid in waar we naar streven richting 2025. Daarmee is het een eenduidig uitgangspunt voor de interne sturing. De meerjarige financiering is een afgeleide van deze twee doelstellingen. We hebben een bewuste keuze gemaakt om van buiten naar binnen te werken omdat het COA-werk zich in zoveel ketens en netwerken afspeelt.”

Wat is de link met het Programma Flexibilisering? 

In het Programma Flexibilisering Asielketen, dat in 2019 is vastgesteld aan de landelijke regietafel, werken alle organisaties in de asielketen samen aan een flexibeler en effectiever asielsysteem. Om daarmee beter te kunnen inspelen op fluctuaties en bij te dragen aan een effectieve terugkeer van vertrekplichtige asielzoekers en aan integratie van vergunninghouders. Wilbrink licht kort de samenhang met de strategie en capaciteit toe: “Vanuit het Programma Flexibilisering Asielketen kijken we hoe het asielsysteem in totaliteit, en voor ons in het bijzonder de opvang, kan meebewegen. Dat moet zomer 2020 zijn afgerond. Uitkomsten zijn bijvoorbeeld afspraken hoe provincies jaarlijks op- en afschaalplannen maken. Dit wordt gebaseerd op de meest waarschijnlijke ontwikkeling van onze bezetting én gebeurt met een landelijke verdeelsleutel die nu wordt ontwikkeld: wat is een verstandige, maar ook eerlijke verdeling van opvangplekken over Nederland?”

Samenhang 

De strategie op capaciteit wordt integraal onderdeel van de meerjarenstrategie. Zo hebben ketenpartners en COA-collega’s gezamenlijk gewerkt aan een langetermijnprognose van de ontwikkeling van de COA-bezetting. Dit biedt een mooie basis voor meerjarenafspraken. Wilbrink: “Hiermee kan met het departement nog beter worden samengewerkt om te komen tot een zowel stabiel als flexibel opvangsysteem, met een meerjarige financiering. Dit zal ook echt goedkoper zijn als je alle maatschappelijke kosten en baten van het steeds op- en afschalen in ogenschouw neemt.”

Capaciteit en bezetting 2019 in cijfers

Begin 2019 verwachte het COA een stijging van de bezetting van afgerond 22.000 bewoners aan het begin van 2019 naar afgerond 26.000 bewoners eind 2019. Hierop is het capaciteitsbesluit van april 2019 gebaseerd met een gewenste capaciteit op 1 januari 2020 van 30.300, rekening houdende met een bezettingsgraad van 91% en 2.000 direct inzetbare reservecapaciteit.


Vanaf de zomer van 2019 steeg de bezetting sterker dan verwacht. Met name de pol-bezetting liep sneller op door oplopende doorlooptijden bij de IND. Op basis van bijgestelde prognoses van het departement, heeft ook het COA in 2019 prognosebezetting twee keer herijkt.

Dankbaar voor samenwerking 

Eind 2019 kwam de bezetting op COA-locaties uit op afgerond 27.000 bewoners. Wilbrink: “Vanaf de zomer stegen we harder dan verwacht. We mochten slechts een kleine buffer aan opvangplekken aanhouden. De krappe vastgoedmarkt, gecombineerd met een lager bestuurlijk draagvlak voor het openen van nieuwe locaties, zorgde ervoor dat we bijvoorbeeld de gemeente Wassenaar weer hebben benaderd om incidentele capaciteit in Duinrell in te zetten. We zijn dankbaar dat dit weer kon, maar zetten natuurlijk liever reguliere locaties in. Tegelijk haalden we het maximale uit onze eigen mogelijkheden op locaties. Er is zeer kritisch gekeken naar de bezettingsgraden en wijze van inzet. Maximale inzetbaarheid vraagt veel van de eigen organisatie. Het was spannend, maar het is gelukt, mede ook door de goede samenwerking met gemeenten en onze eigen collega’s. Hopelijk kunnen we komend jaar weer snel naar reguliere bezettingsgraden toe.”


De verwachting is dat de stijging van de bezetting aanhoudt tot medio 2021. Dit maakt 5000 nieuwe plekken nodig en verlenging of vervanging van 5000 bestaande plekken met aflopende bestuursovereenkomsten. In oktober is dit besproken met de Landelijke Regietafel en de provincies zijn gevraagd dit via de regionale regietafels te verwezenlijken.

Lees artikel organisatieontwikkeling →