Een nieuw COA-organisatie 

In een steeds veranderend speelveld is het voor het COA uitermate belangrijk om mee te ontwikkelen. 

Daarom is onze organisatie zelf ook aan het veranderen. Met als belangrijkste doel om beter in te kunnen spelen als het aantal vluchtelingen onverwacht toeneemt, zoals in 2015-2016, of in andere crisissituaties, zoals de huidige Corona-crisis. Samenwerking is daarbij een van de sleutelwoorden.


‘Beheerst en planmatig inspelen op de wereld om ons heen’, is een uitgangspunt bij onze organisatieontwikkeling. En vier thema’s zijn hierbij belangrijk: hoe kunnen we de samenwerking intern en extern versterken, hoe kunnen we planmatiger werken, hoe kunnen we de kwaliteit van onze opvang én begeleiding verder vergroten en welke sterke organisatie past daarbij? De afgelopen twee jaar heeft het COA stap voor stap toegewerkt naar een organisatie die nog beter voldoet aan deze thema’s, waarvoor vier zogenaamde ‘essentieprojecten’ waren ingericht.  In 2019 ging veel van onze aandacht uit naar deze projecten.

Sturing en ruimte voor locaties

In het project Sturing en ruimte voor locaties zijn de verantwoordelijkheden met bijbehorende prestatieafspraken voor locaties gedefinieerd. Omdat hierbij ook is ingezet op de professionele ruimte van de manager en zijn team is het voor locaties beter en sneller mogelijk om in te kunnen spelen op veranderingen. We brengen daarmee tegelijk ons vakmanschap op een nog hoger peil. En er zit de overtuiging achter dat een grotere verantwoordelijkheid de werkvreugde vergroot.

‘We brengen daarmee tegelijk ons vakmanschap op een nog hoger peil’

Vakgroepen

Veel van onze aandacht ging en gaat uit naar het vinden van opvangcapaciteit. Tegelijk is ook begeleiding een minstens zo belangrijke kerntaak van het COA. In het project ‘Vakgroepen’ kijken medewerkers, zowel vanuit beleid als de uitvoering, met elkaar naar de inhoudelijke ontwikkeling van alle vormen van begeleiding die wij bieden. Ze kijken daarbij tevens hoe er nog beter gestuurd kan worden op gewenste resultaten.”

Klantteams

Ook is het COA in een ander project bezig met het inrichten van klantteams. Deze teams ondersteunen de locatiemanagers bij ingewikkelde bedrijfsvoeringsvraagstukken. Dat geeft de manager en zijn team meer ruimte om zich op de locatie en de bewoners zelf te kunnen richten.

Topstructuur

In het vierde project is gewerkt aan het uitwerken van ‘de gewenste organisatie’ en de inrichting daarvan. Al in 2019 is de topstructuur deels veranderd. Het COA-bestuur bestaat niet meer uit drie leden, maar uit twee. Daarnaast opereerden twee interim-directeuren, met de portefeuilles uitvoering en bedrijfsvoering. Aan het eind van het verslagjaar startte de werving van drie nieuwe directeuren (Opvang & Begeleiding, Vakontwikkeling & -ondersteuning en Bedrijfsvoering). Met plezier maakte het bestuur begin 2020 bekend dat (respectievelijk) Pauline van Schie-van der Schee, Linda Sas en Ernst Vissers op 1 april bij het COA starten met kennismaking en het inwerken. Vanaf 1 juli gaat het COA over in de nieuwe organisatiestructuur.

Directies en stafdiensten

In zes deelinrichtingsplannen is uitgewerkt hoe het COA zal worden ingericht met de drie genoemde directies en daarnaast ook de stafdiensten Concerncontrol, Audit en Strategie, Bestuur & Omgeving.

Ontwikkelagenda

Ook gaat het COA werken met een Ontwikkelagenda. Doelstelling van deze agenda is het bieden van overzicht en samenhang in de activiteiten die nodig zijn om de nieuwe organisatie te laten werken zoals deze bedoeld is en het ondersteunen van de ontwikkeling van onze beroepshouding en – gedrag, passend bij die nieuwe organisatie. De agenda stelt ons in staat om ons continu te verbeteren en om structureel actief af te stemmen met de (verwachtingen van) zowel de intern betrokkenen als het omringende en steeds veranderende speelveld. De Ontwikkelagenda is een overzicht van al onze activiteiten, de planning, de resultaten die we willen behalen en is leidend voor onze agenda. We richten ons met de Ontwikkelagenda ook op onze buitenwereld.

Meerjarenstrategie

Een kernteam Meerjarenstrategie is in het voorjaar van 2019 gestart met het opstellen van de meerjarenstrategie 2025. Om goed voorbereid te zijn op de toekomst, kijkt dit kernteam naar de trends die op het COA afkomen en hoe die onze organisatie beïnvloeden. Dit leverde een toekomstvisie voor 2025 op (‘point of view’). Bij meer dan honderd COA-medewerkers en bij een groot aantal externe relaties is input gehaald voor deze toekomstvisie. Het leverde een gedegen meerjarenstrategie op, die het bestuur van het COA rondom het verschijnen van dit jaarverslag zal vaststellen.

Tot besluit

We eindigen dit overzicht van onze organisatieontwikkeling met de vier veranderdoelen die we voor ogen hebben.

Het COA garandeert hoogwaardige opvang en begeleiding. We activeren bewoners en begeleiden ze naar een zelfredzame toekomst. We zijn beter voorbereid op groei en krimp. Op basis van heldere prognoses en planningen kunnen we scenario’s maken.Wij zijn een partner en regisseur in ons netwerk. We werken daarbij samen met ketenpartners en stakeholders om onze bewoners zo goed als mogelijk te begeleiden.


Het COA is een sterke organisatie: we hebben de organisatie zo ingericht dat we onze doelstellingen kunnen behalen, inclusief de bijbehorende werkwijzen.


Vier veranderdoelen die we ruim twee jaar geleden opstelden en die als uitgangspunt dienden voor de veranderingen die we in 2019 en 2020 doorvoeren. We doen dit voor onze organisatie, voor onze professionals, voor onze omgeving en uiteraard, voor onze bewoners. Het COA is klaar voor 2020, voor 2025 en voor de jaren daarna.